ご利用の流れ

文化会館・学習館貸施設のご利用にあたって

1　はじめに

文化会館・学習館貸施設のご利用前に、「初めての方へ」「利用の手引き」「ご利用の流れ」をご確認ください。

2　新規利用団体登録

施設の利用には団体登録の申請が必要です。
登録のお手続きは【こちら】
登録済の団体様は仮予約からのお手続きをお願いします。

3　施設空き状況検索と仮予約

1. 施設空き状況検索
   施設空き状況の閲覧は下記からご確認いただけます。
   「大垣市公共施設予約システム」のページにジャンプします。
   
   ※新しいウィンドウを開きます。 大垣市公共施設予約システム
   ＜ご注意＞
   会議室・学習室等の「施設の仮予約・空き状況検索」ができます。（文化ホール・音楽堂・展示室を除く）
2. 仮予約
   申込受付開始日と申込方法

   施設	申込受付開始	申込方法
   文化ホール・音楽堂・スイトピアホール・展示室	使用月の1年前	抽選会（※2）・窓口・電話
   その他の施設	使用日の3か月前（※1）	WEB・窓口・電話

（※1）ホールの利用に伴う場合は、ホール予約期間に準じます。
（※2）抽選会については【こちら】

＜窓口・お電話での申込＞
大垣市スイトピアセンター事務室（文化会館１階）
TEL：0584-74-6050
受付時間：9:00～17:00　※休館日は【こちら】

＜WEBでの申込＞
インターネット仮予約については【こちら】

4　使用時間及び連続利用について

1. 使用時間は9時から21時までです。（展示は9時から17時まで）
2. 使用時間には、準備・撤去の時間も含みますので、使用時間に応じた申請をしてください。
3. 使用時間を延長される場合は、他の使用者に支障のない場合、前後各1時間に限り延長することができますが、別途超過料金をお支払いいただきます。
4. 連続使用は次の期間を超えることはできません。

   施設	連続使用期間
   展示室	14日
   その他の施設	3日間

5. なお教育委員会が特に必要があると承認した場合は、この限りではありません。

5　特殊機器設置施設の使用について

1. 適用施設
   (1)創作実習室1（陶芸窯）
2. 使用の許可
   (1)使用の許可は、大垣市スイトピアセンター条例に準じます。
   (2)使用には教育委員会が交付する「利用認定証」が必要です。
   　　但し、特殊機器等を使用しない場合、条件をつけて使用許可をすることができます。
   (3)陶芸窯は創作実習室1の付属設備ですから陶芸窯のみの使用はできません。
   (4)陶芸窯を使用する場合には、事前にスケジュール表を提出してください。

6　本申請

1. 使用許可申請書は使用する日の7日前までに提出してください。ただし、ホール・展示室について催し物案内（文化事業団イベントガイド・大垣市市民カレンダー）を希望される場合、教育委員会等の後援、共催を受ける場合は3か月前までに提出してください。
2. 申請方法は窓口・ＦＡＸ・メール・郵送のいずれかでお願いします。

   窓口／郵送	大垣市スイトピアセンター事務室（文化会館１階） 〒503-0911　岐阜県大垣市室本町5-51	受付時間　9:00-17:00
   FAX	0584-82-2303	受付時間　9:00-17:00
   Mail

3. 各種申請書類は窓口でお渡しのほか、【こちら】からダウンロードできます。

7　会場使用料のお支払いと使用許可

1. 使用料は【こちら】をご覧ください。
2. 会場使用料は、本申請時に納付し使用許可書を受け取ってください。ただし、教育委員会等の後援・共催を受ける場合は、この許可が下りてから使用料を納付してください。
3. 付属設備や冷暖房の使用料は、使用後に精算してください。
4. 使用者の持ち込み機器等については、電気の容量や他の設備に影響が無いか等を調査しますので必ず事前に申し出てください。また、これらの機器を使用された場合は、別途持ち込み機器使用料金の精算をお願いいたします。

8　使用日までに

行事内容の事前打ち合せについて

文化ホール・音楽堂または大規模な行事で施設を使用される方は、行事の準備と進行を円滑に進めるため、概ね使用日の1ヶ月前まで（行事の進行表やプログラム等が決まり次第）に舞台担当者と打合せをしてください。

看板等の掲示について

スイトピアセンターに看板やポスター等を掲示する場合は、受付で手続きをおこなってください。外の立看板等についても同様に手続きをおこなってください。（掲示スペースに限りがある為、ご協力ください。）

駐車場の利用について

駐車場の利用については【こちら】をご覧ください。

関係官庁への届出について

行事内容により必要となる法的手続きは、主催者が行ってください。（不許可となった場合、会館は責任を負いません）

物品販売について

催し物関連商品等の物品販売を希望される場合は、打合せ時に舞台担当者にご相談していただき、受付で手続きを行ってください。ただし販売場所や内容によってはお断りさせていただく事があります。

9　使用当日の注意事項について

1. 使用される場合は、文化会館1階事務室で使用許可書を提示し鍵等を受け取ってください。尚、部屋の使用に支障がない場合、使用許可時間の15分前から鍵を貸し出すサービスを行っていますのでお尋ねください。
2. 冷暖房が必要な場合は申し出てください。
3. マイク、プロジェクター等の付属設備については、事前にご予約ください。
4. 行事開催に必要な関係官庁の許可証等を提示してください。
5. 使用許可条件を守ってください。
6. 許可を受けないで物品等の販売や募集または広告等を行わないでください。
7. 館内は禁煙です。所定の場所以外での喫煙や飲食はお断りします。
8. 使用終了後は、ただちに原状に回復し職員の点検を受けてください。（ホール・展示室）
9. 発生した不要品、ゴミ等は主催者の責任において回収・処分してください。
10. その他職員が行う管理上必要な指示に従ってください。

10　使用者の責任について

1. 使用する施設の秩序維持のため、会場責任者及び整理人を設置してください。
2. 大規模な行事となる場合は、主催者側の責任において駐車場等の整理員を配置し、乗り合せや公共交通機関の利用を呼びかけてください。
3. 使用者による建物及び付属設備等への損害は、損害賠償していただきます。

11　使用内容の変更と取りやめ

使用の申し込みは、やむをえない場合に限り変更・取りやめをすることができます。その場合には、納入された使用料の一定割合を返還しますので使用許可書を提示し、手続きを行ってください。

使用日の1週間前までに取り消した場合	70％を返還
使用日の1週間以内に取り消した場合	返還できません
使用者の責めに帰すことができない場合	100％を返還

12　使用の不許可と取り消し

次の場合、施設等の使用許可はできません。また、すでに許可している場合でも許可を取り消すことがあります。

1. 大垣市スイトピア条例及び同条例に基づく規則等の規定に違反するとき。
2. 許可を受けた条件に違反したとき。
3. 許可を受けた目的外に使用することが明らかになったとき。
4. 管理上必要と認めてする指示に従わないとき。
5. 詐欺その他不正な行為により、許可を受けたことが明らかになったとき。